Elogim S.A.S
Realidad y Confianza
Lograr la óptima operación de la biblioteca es una tarea prioritaria para el gerente y su equipo de trabajo, es por esto que se hace necesario entender y conocer quiénes son realmente nuestros usuarios actuales y donde están los potenciales, pues esta información se convierte en el insumo para ofrecer servicios que respondan a sus necesidades, para diseñar estrategias de mercadeo y comunicaciones y para la implementación de planes de mejora.
Uno de los problemas recurrentes en las instituciones de educación es el no contar con un proceso diseñado para la normalización y saneamiento de datos, pues en el desarrollo de las tareas cotidianas, se descuida totalmente la revisión de toda la data entrante, el análisis y posterior clasificación de la misma. Hoy en día, los datos son el insumo principal de toda organización, porque tienen un alto impacto en todas las operaciones que se ejecutan desde las diferentes dependencias.
El principal objetivo de la normalización de datos es garantizar que toda la información ingresada al sistema cumpla con las normas, estándares y políticas definidas por la institución, con el fin de minimizar la cantidad de datos erróneos, duplicados o incompletos que han sido almacenados en la base. Este proceso es de vital importancia ya que es el que permite hacer seguimiento, documentación de la historia de vida del estudiante, funcionario, egresado o docente y tener la trazabilidad de cada paso del proceso, facilitando la comunicación y el intercambio de información entre las diferentes dependencias y sus usuarios.
Al proceder a la normalización de bases de datos, hay que plantearse 5 objetivos:
- Establecer y socializar en toda la comunidad, especialmente entre los funcionarios, las normas, estándares y políticas definidas por la institución.
- Definir el tipo de datos que de manera global se solicitarán a cada uno de los visitantes, usuarios y miembros de la comunidad, estableciendo parámetros claros y sencillos que faciliten su adecuada clasificación. Todo dato debe responder a un propósito, bien sea de caracterización o de reporte y análisis, que contribuya al proceso de toma de decisiones.
- Establecer los mecanismos responsables para realizar algún tipo de modificación, de esta manera se garantiza la protección de la integridad de la base de datos.
- Contar con un sistema de seguridad ideal para salvaguardar la integridad y fiabilidad de las bases de datos alojadas en el sistema.
- Implementar e integrar sistemas que sean acordes al tipo de organización y/o negocio, de tal forma que tanto el almacenamiento, como la escalabilidad y trazabilidad de la información sea estructurada, ágil y oportuna, evitando así reprocesos.
Pensar en el diseño y ejecución de procesos de saneamiento y normalización contribuye a permitir la máxima eficiencia en el uso de los datos, mitigando el riesgo de incurrir en errores que pueden ser detectados y resueltos de manera anticipada.
Por lo general, en las instituciones de educación los datos son empleados para la gestión transaccional, es por esto que resulta vital que tanto los nuevos ingresos, como las actualizaciones y/o modificaciones realizadas, se procesen fácilmente y favorezcan todos los procesos internos que impactan las diferentes áreas de la organización.
Hoy más que nunca, las organizaciones deben priorizar procesos de saneamiento y normalización, de tal forma que se dé un uso eficiente y seguro de los datos y que los indicadores calculados y las estadísticas obtenidas sean correctas y no estén distorsionadas. Todo esto repercutirá a favor del proceso de toma de decisiones a nivel gerencial y establecerá la hoja de ruta que les permitirá prepararse para futuros desafíos.
